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¿Cómo mejorar tu presencia en videoconferencias?

Adaptado por Saphi Solutions de: How to Elevate Your Presence in a Virtual Meeting, por J. Schwartzberg. Harvard Business Review.

Abril, 2020

Las tácticas de comunicación que solemos usar en una reunión presencial no siempre se trasladan directamente a una videoconferencia tipo Skype o Zoom. Andy Molinsky, profesora de comportamiento organizacional, recomienda en un artículo de la Harvard Business Review los siguientes puntos:

*Centra tu mirada en la cámara*, no en tus colegas. Esta es la única forma que los demás perciban que estás teniendo contacto visual con ellos. Practica sobre todo este punto cuando seas tú quien está haciendo uso de la palabra.

 

*Mantén una voz potente*. Usa un volumen ligeramente mayor al habitual no sólo para hacerte audible, sino también para ganar autoridad, credibilidad y confianza.

*Escoge cómo te ves*. Adecúa la imagen que toma de ti la cámara cuidando mostrarte cercano y con una buena iluminación. Entre más alejado u obscuro te veas, serás menos percibido. Procura que tu cabeza y hombros cubran la mayor parte de la pantalla. También se consciente del fondo. Elimina objetos que distraigan la atención, busca un lugar donde el fondo sea sencillo y refleje tu profesionalismo.

*Céntrate en la reunión*. En reuniones presenciales es fácil distraerse, y en videoconferencias lo es aún más. Recuerda no sólo que estás en una reunión, sino que los demás te están observando por la cámara. Presta atención constante y aléjate de tu teléfono celular. Recuerda también que el lenguaje verbal que emites puede transmitir tu estado de ánimo, así que sé consciente de él. Por otro lado, es difícil observar patrones no verbales en tus otros compañeros, así que presta especial atención a cuánto y qué tan frecuentemente tomas la palabra. Un consejo: no te sientas como si estuvieras en casa, sino como si estuvieras en el trabajo.

*No seas tu propia distracción*. En una reunión presencial no tienes que preocuparte por hablar con el micrófono cerrado, el ruido ambiental o distracciones de mascotas o niños, pero estos elementos son de suma importancia en una videoconferencia. Comienza por acostumbrarte a silenciar tu micrófono cuando no estás hablando y encenderlo cada vez que vayas a hablar. Igualmente, si es indispensable hacer algún movimiento que pueda distraer a los demás como moverte de habitación, recoger algo o incluso comer si has estado todo el día en reuniones, asegúrate de apagar primero tu cámara. Por último, si eres interrumpido por tus niños o mascotas, seguramente tus colegas reirán y lo entenderán, así que no te preocupes demasiado. Sin embargo, si vas a dar una presentación formal, procura alejarte de este tipo de distracciones. Recuerda que los mensajes importantes no sólo requieren toda la atención de tus compañeros, sino también la tuya.

*Utiliza el chat como un aliado*. Contar con un chat es una gran ventaja que no existe en las reuniones presenciales. Aprovéchalo para dar profundidad y dimensión a tus ideas, así como para mostrar que estás inmerso en la reunión. Cuando te refieras a un artículo o documento, comparte un vínculo en el chat, igualmente si alguien más está presentando responde con mensajes de apoyo a la idea o con preguntas que enriquezcan la discusión.

Un bonus: *Saca el máximo provecho de la plataforma* que utilicen tú y tu equipo para videoconferencias. Muchas de ellas te permiten hacer encuestas rápidas, compartir tu pantalla, crear un pizarrón electrónico e incluso tomar notas o minutas en tiempo real con la participación de todos. Explora las opciones que tienes disponibles y recuerda que esta es una oportunidad para seguir desarrollando nuevas habilidades.

¿Cómo hacer flexible el trabajo durante la crisis?

Adaptado por Saphi Solutions de: How the Coronavirus Crisis Is Redefining Jobs, por Ravin Jesuthasan, Tracey Malcolm and Susan Cantrell. Harvard Business Review.

Abril, 2020

Muchas personas están desarrollando labores que nunca se hubieran imaginado apenas hace unas semanas, por ejemplo, casas de moda produciendo cubrebocas y armadoras de carros haciendo respiradores. Los líderes tienen una gran oportunidad para re-imaginar las actividades y reacomodar el trabajo para responder de una mejor forma a las necesidades cambiantes de la organización, sus clientes y colaboradores. Se proponen tres formas de aprovechar el trabajo, talento y habilidades donde y cuando son más necesarias, reforzando la agilidad y resiliencia en estos tiempos inciertos.

El objetivo es hacer que el trabajo más crítico sea lo más rápido y eficiente posible. Para ello se busca liberarse de las restricciones del trabajo o de los puestos en sí mismos y permitir que las funciones y tareas evolucionen junto con sus retos en tiempo real. Se crean redes de equipos empoderados para operar fuera de la estructura jerárquica y burocrática para responder más asertivamente.

Algunas organizaciones como Allianz y Cisco han implementado mercados internos de proyectos que permiten fragmentar el trabajo en tareas y proyectos en los que participan personas de cualquier área de la organización con disponibilidad y en los que aprovechan sus habilidades (tanto generales como especializadas). A través de este sistema las empresas pueden rápidamente absorber el trabajo de personas ausentes por enfermedad, añadir miembros a proyectos críticos y lidiar con la falta de nuevas contrataciones, al tiempo que se da oportunidad a los colaboradores de aprender y desarrollar habilidades diferentes a las que siempre utilizan.

Deconstruir el trabajo en componentes más pequeños también permite agrupar tareas que pueden realizarse de forma remota o en otras locaciones, identificando aquellas actividades críticas que requieren hacerse en sitio para limitar la movilidad y presencia de personas en ciertas locaciones.

Para otro tipo de trabajo, la automatización puede mejorar el tiempo de respuesta y liberar a colaboradores de actividades rutinarias o que pueden ser desempeñadas de forma provisional por software.

Por último, como líderes debemos tener conciencia de la interacción con un ecosistema mayor para fortalecer la resiliencia tanto de la organización como de su entorno. Una respuesta innovadora es desarrollar un intercambio de talento entre diferentes organizaciones, aprovechando la disponibilidad de personas con poca carga, debido a la crisis para fortalecer a las empresas con alta demanda de trabajo por la misma. Compartir colaboradores y talento de esta forma no solo ayuda a responder a la crisis, sino que refuerza el tejido interinstitucional y compromiso con los colaboradores y la sociedad.

Home Office: Trabajando desde casa

Marzo, 2020

Hace algunos años escribí este artículo como parte de una serie sobre el trabajo desde casa. El día de hoy considerando el momento en que vivimos, muchas personas se han visto en la necesidad de adoptar esta forma de trabajo casi sin previo aviso y con pocas formas para prepararse, por lo que esta información puede ayudarte a afrontar con éxito este nuevo reto, que posiblemente pueda cambiar la forma de trabajo en el futuro. Algunos de los consejos fueron modificados de su versión original y se añadieron algunos nuevos aportes.

Uno de los mayores retos del trabajo viviendo en una gran ciudad es el tiempo de desplazamiento. Llegar del hogar a nuestro lugar de trabajo en dos minutos suena a una fantasía alcanzable únicamente si nos las arreglamos para esconder una bolsa de dormir debajo del escritorio. Sin embargo, hay formas alternativas de trabajo que permiten aumentar la calidad de vida y mejorar la productividad, tal vez una de las más importantes es el trabajo a distancia o Home Office. El día de hoy, compartiremos contigo cuatro claves básicas para sacarle el mayor provecho a esta forma de trabajo y aumentar la productividad desde la comodidad de tu hogar.

1. Ponte reglas

Es importante ser muy disciplinado para acomodarse a este es tilo de vida. El hecho de trabajar desde casa hace que los límites entre vida privada y vida laboral se diluyan, por lo cual es importante designar – y respetar- un horario y un espacio de trabajo en tu casa.

Establece un horario de trabajo y apégate a él. Comienza y termina de trabajar a la misma hora todos los días, de preferencia comenzando desde temprano por la mañana. Es muy sencillo caer en la tentación de despertarse cada vez más tarde y perder el ritmo de vida al que estás acostumbrado.

Busca un lugar tranquilo, cerrado y alejado de distracciones como televisión y mascotas, o niños. Evita la tentación de llevar el trabajo a tu recámara, a la televisión o al desayuno. Por otra parte, no dejes de cuidar tu aseo e higiene personal, vístete de manera cómoda pero razonable para trabajar.

Para aprovechar la libertad que representa trabajar desde casa, es necesario que sigas ciertas reglas que separen tu vida personal de la laboral. De lo contrario, trabajarás hasta media noche. ¡Al fin estás en tu casa!

2. Adecúa tu lugar de trabajo

No se trata únicamente de instalar una computadora en casa. Es necesario contar con las herramientas adecuadas para desempeñar adecuadamente tu trabajo.

Invierte en el mobiliario y equipo necesarios. Escoge un escritorio y una silla cómodos que se ajusten a tu estilo y tu forma de trabajo. Lo peor que puedes hacer es ganar una contractura por trabajar en una mala postura en un sillón o una mesa inadecuados. Si lo requieres no dudes en comprar herramientas como una buena impresora. Salir corriendo a la tienda de suministros de oficina más cercana para imprimir o escanear un documento puede convertirse en una gran pérdida de tiempo.

Por último, asegúrate de contar con un servicio de Internet de alta calidad para que mantengas tu productividad y evites contratiempos. Algunas empresas incluso otorgan a sus trabajadores un  apoyo financiero para realizar las adecuaciones necesarias para trabajar de forma efectiva desde casa.

Si estás considerando trabajar desde casa solo de forma temporal, encuentra un lugar tranquilo, en el que haya poco tránsito de otras personas (evita la cocina) y consigue una mesa con suficiente espacio por debajo para tus piernas y por encima para tu equipo de trabajo. Si te es posible, opta por un teclado y ratón  inalámbricos que te permitan poner tu computadora enfrente de ti a la altura de tus ojos, de tal forma que no tengas que encorvarte para ver la pantalla. Por supuesto, lo mejor sería contar con un monitor, pero si lo único que tienes es tu computadora portátil, busca un par de libros para colocarla encima de ellos y lograr una altura cómoda.

La silla siempre es fundamental. Evita trabajar en el sillón de la sala, ya que la postura que tendrás hará que te canses muy rápido. Busca una silla que te permita tener tus pies en el piso y que tus brazos caigan naturalmente a la altura de la superficie donde tendrás el teclado. Si no logras encontrar una silla adecuada, puedes tener dos sillas e irlas intercalando con el tiempo, además, no te olvides de aprovechar llamadas telefónicas y pausas para levantarte y caminar al menos unos pasos.

3. Mantén tu disponibilidad y resultados

Lo más importante es tu responsabilidad y presteza. La disponibilidad que tienes para estar comunicado constantemente con tus jefes y compañeros en un horario estricto de oficina para que no mezcles labores personales con las laborales y puedas cumplir a cabalidad las dos.

También es importante definir desde el inicio las expectativas de desempeño al trabajar desde casa. Para esto, establece compromisos con tu jefe para llegar a resultados medibles y específicos que revelen tu productividad y eficiencia. Sin embargo, valora tu forma de trabajar y escala los descansos necesarios. Una de las mayores tentaciones para las personas trabajando desde casa es querer concluir todos sus pendientes y responsabilidades en un solo día. Define qué quieres lograr cada día y aprende a utilizar tu tiempo de forma efectiva y respetando tu horario.

4. Las distracciones

Trabajar desde casa puede venir acompañado de diferentes distracciones de la vida doméstica. Desde sacar la basura, hasta atender a los niños, pasando por elaborar la comida, recoger las cosas y el susurro de aquel capítulo de la serie que dejaste pendiente la noche anterior. Sin embargo, el hecho de que estés en casa no significa de ninguna forma que el trabajo sea menos significativo o valioso y de ti depende que eso se cumpla.

Si tienes niños pequeños no dejarás de atenderlos, pero puedes hablar con ellos para que sepan lo que estás haciendo. Ponles actividades, retos o tareas y aprovecha la hora de comer para llamarlos a ellos también a un descanso o “recreo”. Si tu pareja está en la misma situación puedes hablar con él o ella para tener “turnos” o adecuar también un espacio de “escuela en casa” o de aprendizaje cerca de donde tú estás trabajando. Es importante que ellos también tienen tareas y responsabilidades.

Igualmente, considera tus tiempos para otras actividades, por ejemplo, deberás considerar que el tiempo que dedicarás a comer deberá incluir la preparación y la limpieza de la mesa y la loza. Si es posible, prepara con antelación tus alimentos, porciónalos y guárdalos en el refrigerador o congélalos para ganar algo de tiempo los demás días.

5. Lidiar con el aislamiento

Evita convertir el trabajo virtual en aislamiento total. Trabajar desde casa pude promover el sedentarismo y la falta de un ambiente laboral con relaciones cara a cara puede generar sentimientos de tristeza e incluso depresión.

Aprovecha las herramientas tecnológicas a tu alcance para mantener la comunicación con tu equipo y compañeros. Si otras personas o tú mismo no están habituados a trabajar a distancia, en un inicio opta por las videoconferencias, ya que te permitirán tener más cercanía y asegurar la atención de los demás. Si ya tienes más experiencia o tienes equipos de trabajo maduros, llamadas telefónicas rápidas bastarán para minimizar la distancia y mantenerte al tanto de ellos. Será importante que procures tener contacto con tu equipo de forma frecuente o al menos, una vez al día.

Desde una perspectiva más personal, haz un esfuerzo por hablar con otras personas, hacer una pausa para tomar un café, o al menos abrir la ventana para que entre aire. Puedes aprovechar el tiempo adicional para tomar cursos en línea, trabajar en proyectos para tu hogar o aprender nuevas cosas. Retoma prácticas que no realizabas desde hace tiempo como tocar algún instrumento, leer el libro que tienes pendiente o simplemente estar contigo mismo. Si ya no puedes asistir al gimnasio, busca rutinas de ejercicio que puedas hacer desde casa, realiza posturas de yoga o aprovecha para comenzar una práctica de meditación buscando los recursos que necesitas en aplicaciones o videos en línea. Aprovecha este tiempo y define un objetivo particular que te gustaría obtener a través del tiempo que estarás en casa y comprométete contigo mismo a lograrlo.

Como ves, el trabajo a distancia es una opción práctica y novedosa, por lo que es importante que sepas cómo desempeñarte mejor y aprovechar al máximo las ventajas de trabajar desde casa. Con estos consejos esperamos que sea posible mantener tu productividad y que juntos podamos afrontar los retos que estos momentos nos presentan a todos.

Efraín Zapata es socio consultor en Saphi Solutions donde apoya a las organizaciones a ser más productivas y eficaces a través de potenciar su talento humano. Es maestro en Desarrollo Organizacional por la Universidad de Monterrey, así como Coach Ejecutivo y licenciado en Psicología Organizacional por el Tecnológico de Monterrey.
Puedes contactarlo en ezapata@saphi.solutions